私はよく会社やある飲食店、地区などのゴルフコンペの幹事（まとめ役）をしています。
「ゴルフコンペに行ったら次回の幹事になってしまった」という方に向けて今までの経験を踏まえて開催前段取りから終了までの手順を説明いたします。
初めての幹事で戸惑いや不安もあることでしょう。この段取り通りすれば必ずスムーズな幹事ができ、他の人に教えることも可能となるので是非参考になさってください。
幹事の動きとしては
- 開催場所日時を決める
- ゴルフ場を仮予約する
- ゴルフ開催案内作成と配布及び送信
- 参加人数の把握
- 備品・景品選び
- 再度参加者の組合せ及び開催詳細案内
- コンペ当日の動き
- コンペ閉会式
- スコア集計・次回幹事への引継ぎ
今回は前編として①から④までを説明いたします。
内容が長くなりそうなので前編と後編の2回に分けてご説明させてもらいます。
開催場所日時を決める
日程を決める
最初の動きとしては開催日を決めましょう。幹事さんの独断で日程は決めてもよいと思います。参考程度に周りの意見も聞いてもいいと思いますがここで注意が１つあります。幹事さんが十分に準備出来る期間で設定しましょう。最低でも2ヶ月は必要です。
場所を決める
開催場所はなるべく前回ラウンドした以外の所かラウンドした事がない場所を選ぶと参加者も集まりやすくなります。
参加者人数を決める
前回の人数（組数で）を参考にして人数を予定します。大まかな人数がわかったら４人１組として予定を立てます。これは案内文を出すときに「◯組の予定を組んでいますので参加予定者はお早めにご連絡をお願いします」と案内が出来き、幹事も早めの人数把握ができます。
ゴルフ場を仮予約する
平日開催であれば問題ありませんが土曜、日曜、祝日は予約が取れない可能性があります。特に気候がよい時期は2ヶ月前でも取れない可能性が高いのでなるべく早めに仮予約を取りましょう。
ゴルフ場への仮予約の内容確認
■開催日が組数の枠で空いているか。
【OKの場合】
組数が多い場合は、アウトとインで同時間帯のスタートで調整を行ってもらう。
※コンペ終了が遅くならないようにする為に分けます。
【NGの場合】
調整できないか相談してみる。それでも駄目なら他のゴルフ場をあたる。※大概は相談したら調整してくれます。コンペ等の大口のお客様はゴルフ場にとって必要なのでなんとか調整しようとしてくれると思います。
■コンペの受付の場所を準備してもらう。
幹事が朝に参加費の徴収とメンバーを確認する為にクラブハウス（入口付近）に机を用意してもらうようにお願いをします。その時にコンペの名前を聞かれるとおもうので答えてください。
■コンペの閉会式をするのに場所を準備してもらう。
閉会式や結果発表などに使う場所を用意してもらう※その時に景品を渡したりします。
■組数の変更やキャンセルはいつまでに連絡すればいいのかを聞いておく。
変更などあった場合や悪天候（台風）などでキャンセルする場合の時を考えて聞いておくのも
必要です。たまに、キャンセル料を徴収するゴルフ場もあります。
※余程の事がない限り、キャンセル料は発生しないとおもいますが一応確認が必要ですね。
■３Bの追加料金は発生するのかも聞いておく。
冒頭でも触れましたが４人１組でのラウンドが基本ですが３人でのラウンドの時に追加料金が発生する場合がありますのでそこも聞いておいたほうがいいですね。
■集計をお願いする
これは当日でも構いませんがクラブハウスに「ダブルぺリアで集計をお願いします」と伝えれば
わかると思います、
この５項目を事前にゴルフ場と打ち合わせをしていれば完璧です。
変更がある際には都度連絡をするだけで大丈夫だと思います。 それでは、次のステップへ
ゴルフ開催案内作成と配布及び送信
次に参加募集の案内を作成しましょう。
このような感じで文章を作成して頂き配布や掲示して頂ければいいと思います。
また、メールにも一言添えて添付資料で送信でOKですね。
追記で、最近LINEもよく使用されたりもします。相手方のLINEご存知であればを内容文を打ち込むか
若しくはPDFでの添付してもいいと思います。
※参加者でLINEをお持ちなら参加回答時にLINEを登録しておくと結果の順位表をすぐに写真に撮って添付できるの順位表の配布の手間が省けてとても便利です。
参加人数の把握
案内文配布後、徐々に参加者増えてくると思います。その時点で、おおよその組の設定や景品選びを進めておくと後で楽になります。
【参加者リスト】
参加者リストを作成します。
参加者が決定すればフルネームで名前を記載していきます。ここでは決まった順番に記録していけばいいです。
現在、何人の参加者いるのかを把握するためのリストですので組合せは後程作成します。
【組合せリスト】
参加者が揃ってきたら組合せを
作成していきます。スコアカードの提出者も決めておいた方がいいと思います。
※出来ればベテランの方に！！
ここで組合せを作成する上での注意点をお伝えします。
↓ ↓ ↓
〈組合せを作る時の注意点〉
■幹事1名の場合はサポート役をあと1名決めておく
（理由）⇒幹事1名では準備などで大変になると思うので出来れば1名お願いする。※前回幹事の方へお願いするのもありだと思います。あくまでもサポート役としてお願いすれば引き受けてくれると思います。
■幹事は最初の１組目に配置すること。
（理由）⇒閉会式や結果発表などの段取り、準備を行うため
■初心者だけの組を作らないこと。
（理由）⇒初心者だけの組になると進行が遅れる可能性が高いため
■初心者の方がいる場合は中級者や上級者の中に1名若しくは2名入れること。
（理由）⇒ベテランの方がサポートして頂けます。
■初心者の方は最後の組に入れないこと。
（理由）⇒最後の組はニアピン、ドラコンなどのフラグ回収などの行事ありプレイ進行もコンペがスムーズに動く流れになります。コンペ全体の動きが見えるので遅い場合は教えてくれます。
ゴルフコンペの幹事のすべきこと 前編 まとめ
開催場所を決める ⇒ 2ヶ月以上前から予約を行う
ゴルフ場への予約 ⇒ 5つの内容や要望を伝えて当日の流れが円滑に進むように段取りをする
案内状を作成、配布する ⇒ 紙での掲示やメール、LINEを活用し募集を募る。必ず参加者の連絡先を聞いておき出来ればLINEも交換
参加者を把握する ⇒ 参加者リスト、組合せを作成しする。（組合せの作成には注意点を盛込むこと）
以上、前編の内容となります。前編内容を一度作成した段階で、後編へ進むことをおすすめしますね。
次回は後編の景品選び～次回幹事引継ぎ（終了）までの内容をお話しします。
今回も読んで頂きありがとうございました。
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